Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Управление документацией

Читайте также:
  1. B) Управление общим имуществом мужем или женой
  2. I Управление тормозами грузового поезда
  3. II УПРАВЛЕНИЕ АВТОМАТИЧЕСКИМИ ТОРМОЗАМИ МОТОР‑ВАГОННОГО ПОДВИЖНОГО СОСТАВА
  4. II УПРАВЛЕНИЕ ТОРМОЗАМИ ПАССАЖИРСКОГО ПОЕЗДА
  5. II.1 Управление автоматическими тормозами
  6. II.2 Управление электропневматическими тормозами
  7. III УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИМ (РЕКУПЕРАТИВНЫМ И РЕОСТАТНЫМ) ТОРМОЗОМ НА ЛОКОМОТИВЕ ПРИ ВЕДЕНИИ ПОЕЗДА

 

Как избежать использования устаревших инструкций

В прошлом управление документацией представляло одну из самых крупных проблем для предприятий, внедряющих системы менеджмента качества. Статистика показывает, что более половины всех несоответствий, выявляемых в продукции и услугах по всему миру, обусловлено несовершенством систем управления документацией! Поэтому крайне важно правильно решить эту задачу.

Все документы до их внедрения или изменения должны быть проверены и утверждены. Необходим механизм подтверждения проверки каждого документа. Таким механизмом может быть наличие подписи на странице, на которой приведено содержание документа. Может применяться также штамп на файле с документом. Отчет о проверке документации может составляться и в виде отдельного документа. В электронной системе свидетельством того, что документ проверен может служить наличие открытого доступа к нему через местную компьютерную сеть.

Необходимо также знать, где находятся копии проверяемого документа с тем, чтобы все изменения были внесены в его одновременно, т.е. должен существовать регистр документов. Ответственные за документацию сотрудники должны контролировать текущее состояние каждой копии документа с тем, чтобы быть уверенным в том, что повсеместно применяются действующие в настоящее время его версии. Действующие документы должны находиться на рабочих местах, а не храниться на книжных полках у руководителей.

Устаревшие документы следует удалить с рабочих мест. Если же возникает потребность сохранения устаревших версий документов, то они должны быть четко помечены соответствующим образом. Поскольку содержание большого числа копий документов требует значительных затрат времени и сил, их количество следует ограничивать обоснованным минимумом.

ИСО 9001 (подпункт 4.2.3) требует создания "документированной процедуры", устанавливающих правила управления документацией, включая политику в области качества, руководство по качеству, методики, формы отчетов, другие документы по качеству и рабочие инструкции. В сфере услуг возможно наличие документов, связанных с обслуживанием клиентов и требующих быстрого изменения, например, меню в ресторане, меняющееся ежедневно, или план экскурсий на текущий день. Эти документы иногда принято называть планами качества. Они также требуют правильного управления ими, без которого, рано или поздно, в обращении может оказаться неверный документ.

По мере все более широкого распространения компьютеров возникает возможность ведения большей части документации, относящейся к системе менеджмента качества, в электронной форме. Благодаря этому задача управления документацией значительно упрощается. Даже в том случае, когда удается пользоваться только электронными копиями документов, современные текстовые редакторы позволяют сохранять данные о внесенных изменениях в заголовок и сам текст. И это гораздо лучше, чем менять документы вручную, поскольку при таком способе изменений возможны оплошности и ошибки.

В системе управления документацией должна быть предусмотрена возможность для персонала вносить свои предложения по совершенствованию действующих процессов, включая систему менеджмента качества.

В п. 4.2.3 ИСО 9001 установлены требования по управлению документацией, относящейся к системе менеджмента качества. Особым видом документов являются отчеты, которым посвящен раздел 5.11 справочника. Если большинство документов могут изменяться с тем, чтобы их содержание соответствовало современным требованиям, то отчеты изменению не подлежат. В противном случае они теряют свою ценность в качестве документальных свидетельств того, что происходило в прошлом.


Дата добавления: 2015-07-20; просмотров: 79 | Нарушение авторских прав


Читайте в этой же книге: Требования потребителей | Способы связи с потребителями | Реакция на претензии потребителей | Способы предоставления услуг | Раздел 3.3 | Как понять, чего требует конкретный потребитель | Раздел 4.2 | Роль руководства в обеспечении функционирования системы управления качеством | Для чего нужна политика в области качества | Кодекс корпоративной этики |
<== предыдущая страница | следующая страница ==>
Руководство по качеству| Правильное хранение отчетов

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.005 сек.)