|
Читайте также: |
Января 2009 г. 133-И
Инструкция
О документационном обеспечении управления
в учреждениях Банка России
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. Общие положения ………………………………………………………1
Глава 2. Основные требования к организации ДОУ в учреждениях Банка России ……………………………………………………………………………..3
Глава 3. Оформление документов учреждений Банка России ……………..…8
3.1. Общие требования к оформлению документов учреждений Банка России ………………………………………………………………………8
3.2. Характеристика и правила оформления отдельных видов документов ………………………………………………………………..25
3.2.1. Приказы по основной деятельности ……………………………...25
3.2.2. Приказы по личному составу …………………………………..…28
3.2.3. Распоряжения ………………………………………………………30
3.2.4. Протоколы ………………………………………………………….33
3.2.5. Письма ……………………………………………………………...34
3.2.6. Телеграммы ………………………………………………………...35
3.2.7. Акты ………………………………………………………………...36
3.2.8. Выписки из документов ………………………………………...…36
3.3. Порядок учета, хранения и использования бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации...36
3.4. Порядок хранения и использования печатей ………………………38
Глава 4. Организация документооборота …………………………………...…39
4.1. Принципы организации документооборота ………………………..39
4.2. Учет объема документооборота …………………………………….41
4.3. Прием, обработка и регистрация входящих документов …………42
4.4. Регистрация и отправка исходящих и внутренних документов ….50
4.5. Регистрация и рассылка распорядительных документов учреждения Банка России ……………………………………………………………..54
4.6. Порядок передачи документов между структурными подразделениями и организация работы с проектами документов …..57
4.7. Организация работы с письменными обращениями граждан Российской Федерации………………………………………………..…59
4.8. Особенности работы с документами, имеющими ограничительную пометку «Для служебного пользования» ………………………………62
4.9. Тиражирование документов ………………………………………...68
4.10. Работа с резервом тиражированных копий документов в учреждении Банка России …………………………………...…………..69
Глава 5. Организация контроля исполнения документов …………………...70
5.1. Задачи, принципы и методы контроля исполнения документов …70
5.2. Документы, подлежащие контролю исполнения ………………….73
5.3. Сроки исполнения документов ……………………………………..73
5.4. Порядок взаимодействия структурных подразделений при организации исполнения документов …………………………………..75
Глава 6. Составление номенклатур дел, формирование и оформление дел...76
6.1. Составление номенклатуры дел ………………………………….…76
6.2. Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России …………………………..….79
6.3. Основные требования к формированию дел ……………………....85
6.4. Оформление дел ………………………………………………..……87
6.5. Оформление отдельных реквизитов дела ……………………….…89
6.6. Подшивка (переплет) дела ………………………………………..…91
Глава 7. Оперативное хранение дел в структурных подразделениях учреждения Банка России ………………………………………………………93
Глава 8. Экспертиза ценности и отбор документов для последующего хранения или уничтожения в структурных подразделениях учреждения Банка России ………………………………………………………………………..…..96
Глава 9. Подготовка и передача дел в архив учреждения Банка России ……97
9.1. Составление и оформление описей дел ……………………………97
9.2. Передача дел в архив учреждения Банка России ………………...101
Глава 10. Заключительные положения …………………………………….…102
Приложения ……………………………………………………………………104
Глава 1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления (далее – ДОУ) в территориальных и полевых учреждениях, расчетно-кассовых центрах, иных подразделениях Банка России, а также в организациях, учрежденных Банком России (далее – учреждения Банка России).
На основе требований настоящей Инструкции учреждение Банка России в необходимых случаях издает организационно-распорядительные и методические документы, конкретизирующие порядок работы с документацией с учетом его специфики.
1.2. Настоящая Инструкция разработана с учетом следующих государственных стандартов Российской Федерации: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 года № 28-ст.
1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами как на бумажных носителях, так и с документами в электронной форме (включая документирование информации, организацию документооборота, регистрацию документов, их хранение и использование, а также контроль исполнения документов, в том числе осуществляемые с применением автоматизированных технологий).
1.4. Требования настоящей Инструкции обязательны к исполнению в отношении документов, отнесенных Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. В отношении документов, отнесенных Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 к другим унифицированным системам управленческой документации, а также иных документов, образующихся в деятельности Банка России, требования настоящей Инструкции действуют в части, не противоречащей иным нормативным актам Банка России, устанавливающим требования по подготовке и оформлению этих документов.
1.5. Защита информации ограниченного доступа, в том числе работа с документами, имеющими ограничительную пометку «Для служебного пользования», осуществляется в порядке, предусмотренном законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России и настоящей Инструкцией.
Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию и порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, за исключением положений, не противоречащих нормативным правовым актам Российской Федерации, нормативным и иным актам Банка России в области защиты государственной тайны.
1.6. Особенности применения автоматизированных технологий ДОУ (в том числе использование элементов электронного документооборота), хранения документов в электронной форме, не урегулированные настоящей Инструкцией, устанавливаются другими нормативными и иными актами Банка России.
1.7. Работники учреждений Банка России обязаны знать требования настоящей Инструкции и соблюдать установленный порядок работы с документами.
Глава 2. Основные требования к организации ДОУ в учреждениях Банка России
2.1. Руководитель учреждения Банка России организует работу службы ДОУ и соблюдение требований настоящей Инструкции работниками учреждения Банка России.
2.2. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием ДОУ в учреждениях Банка России осуществляет Административный департамент Банка России (далее – Административный департамент).
Административный департамент дает указания по вопросам ДОУ, обязательные для исполнения всеми учреждениями Банка России.
2.3. Функции организации ДОУ в учреждениях Банка России (численностью не менее 20 человек), а также организационно-методическое руководство и контроль за состоянием ДОУ в их подразделениях осуществляют службы документационного обеспечения управления (управления, отделы, сектора).
Задачи, функции, порядок работы службы документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) устанавливаются настоящей Инструкцией и Положением о службе ДОУ учреждения Банка России, разрабатываемым на основе приложения 1 к настоящей Инструкции и утверждаемым руководителем учреждения Банка России.
Права, обязанности и ответственность работников службы ДОУ устанавливаются в их должностных инструкциях.
2.4. В учреждениях Банка России со штатной численностью менее 20 человек, а также в подразделениях учреждений Банка России функции ДОУ выполняют, как правило, 1-2 работника, ответственные за этот участок (далее – ответственные за ДОУ). Указанным работникам на основании приказов, распоряжений, должностных инструкций функции ДОУ могут поручаться наряду с другими должностными обязанностями.
При составлении должностных инструкций работников, которым поручаются функции ДОУ в подразделениях учреждений Банка России, следует руководствоваться примерным перечнем обязанностей, приведенным в приложении 2 к настоящей Инструкции.
В случае увольнения с работы, перевода на другую работу, перемещения, отстранения от работы, отпуска, командировки или болезни работника, которому поручены функции ДОУ в учреждении Банка России (структурном подразделении учреждения Банка России), выполнение указанных функций поручается другому работнику учреждения Банка России (структурного подразделения учреждения Банка России).
2.5. Ответственность за надлежащее использование и сохранность документов, содержащих служебную информацию, несут работники, которым эти документы переданы в связи с их должностными (функциональными) обязанностями.
2.6. При увольнении или переводе работника структурного подразделения учреждения Банка России (далее – структурное подразделение) на другую работу, а также в случаях длительного отсутствия работника все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя данного структурного подразделения другим работникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.
2.7. ДОУ в учреждениях Банка России организуется на основе применения типовой Системы автоматизации документооборота и делопроизводства территориальных учреждений и организаций Банка России (далее – САДД ТУ), типового программного комплекса задач «Экспедирование банковских документов в системе Банка России» (далее – АКОРД БР) и других информационных систем и технологий.
САДД ТУ вместе с Системой автоматизации документооборота и делопроизводства центрального аппарата Банка России (далее – САДД ЦА) является подсистемой Системы автоматизации документооборота и делопроизводства Банка России (далее – САДД БР). Взаимодействие между САДД ЦА и САДД ТУ, а также между автономными базами данных САДД ТУ обеспечивается технологией взаимоувязанного документооборота САДД БР.
САДД БР предназначена для работы с нормативными актами и организационно-распорядительными документами Банка России, в том числе для регистрации документов, содержащих информацию ограниченного доступа (имеющих ограничительную пометку «Для служебного пользования»).
В САДД БР (в том числе САДД ТУ) допускается регистрация иных видов документов, образующихся в деятельности Банка России, технология работы с которыми соответствует функциональным возможностям САДД БР (по решению руководителя учреждения Банка России).
2.8. Общие требования к организации и технологии использования САДД ТУ в учреждениях Банка России устанавливаются настоящей Инструкцией, организационно-распорядительными и иными документами Банка России.
Учреждения Банка России издают распорядительные документы, регламентирующие использование САДД ТУ применительно к конкретным условиям их деятельности (в том числе порядок подключения пользователей к системе, конкретные процедуры документооборота с учетом организационной структуры).
2.9. В учреждениях Банка России возможны следующие организационно-технологические формы использования САДД ТУ:
автономные базы данных САДД ТУ в территориальном учреждении Банка России, в расчетно-кассовых центрах и других подразделениях;
общая база данных САДД ТУ территориального учреждения Банка России и расчетно-кассовых центров, а также других подразделений;
подключение к общей базе данных САДД ТУ территориального учреждения Банка России части расчетно-кассовых центров (других подразделений) при использовании в остальных расчетно-кассовых центрах (других подразделениях) автономных баз данных САДД ТУ.
2.10. Соблюдение технологии работы с документами в САДД ТУ является обязательным во всех структурных подразделениях, включая случаи, когда специфика деятельности структурного подразделения связана с дополнительным использованием иных автоматизированных систем обработки документальной информации.
Предложения по интеграции с САДД ТУ и САДД БР иных автоматизированных систем обработки документальной информации, используемых в учреждениях Банка России, подлежат обязательному согласованию с Административным департаментом.
2.11. В случае если в учреждении Банка России с учетом конкретных условий его деятельности не установлена САДД ТУ, средства автоматизации, используемые при подготовке документов и организации документооборота, должны соответствовать требованиям настоящей Инструкции.
2.12. В учреждениях Банка России должен соблюдаться принцип однократности регистрации документов. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
При наличии общей базы данных САДД ТУ территориального учреждения Банка России и расчетно-кассовых центров, а также других подразделений должен соблюдаться принцип однократности регистрации документов в общей базе данных САДД ТУ (зарегистрированные в САДД ТУ документы в процессе их исполнения и при передаче в другие подразделения повторно не регистрируются).
2.13. В число пользователей САДД ТУ включаются:
руководители и специалисты структурных подразделений, использующие САДД ТУ в информационно-аналитических целях, при работе с проектами документов, а также для выполнения иных функций;
специалисты структурных подразделений, выполняющие функции ДОУ с использованием САДД ТУ;
системные технологи САДД ТУ, выполняющие функции пользовательского и технологического администрирования САДД ТУ.
Обязанности по выполнению функций системного технолога САДД ТУ, примерный перечень которых приведен в приложении 3 к настоящей Инструкции, возлагаются, как правило, на работника службы ДОУ или работника подразделения информатизации приказом руководителя учреждения Банка России и отражаются в должностной инструкции указанного работника.
Сведения о работниках, которым поручено выполнение функций системного технолога САДД ТУ (не менее двух специалистов для одной базы данных САДД ТУ), представляются в Административный департамент.
2.14. Ответственность за организацию использования САДД ТУ в структурном подразделении возлагается на его руководителя.
Руководитель структурного подразделения при необходимости назначает должностное лицо, координирующее работу пользователей САДД ТУ в данном структурном подразделении.
Глава 3. Оформление документов учреждений Банка России
Общие требования к оформлению документов учреждений Банка России
3.1.1. При оформлении документов учреждений Банка России используются реквизиты, предусмотренные государственными стандартами Российской Федерации, настоящей Инструкцией, нормативными и иными актами Банка России, содержащими требования к реквизитам документов, в том числе в электронной форме.
3.1.2. Реквизиты документов учреждений Банка России, оформляемых на бумажном носителе, располагаются на бланках учреждений Банка России (далее – бланки), отдельные образцы которых приведены в приложении 4 к настоящей Инструкции.
На чистых листах (не на бланках) печатаются:
документы, подготовленные совместно с другими организациями;
документы внутренней переписки;
документы, связанные с проведением проверок кредитных организаций (их филиалов) (распоряжение на проведение проверки кредитной организации (ее филиала), поручение на проведение проверки кредитной организации (ее филиала), задание на проведение проверки кредитной организации (ее филиала), акт проверки кредитной организации (ее филиала) и другие документы, установленные нормативными актами Банка России по вопросам проведения проверок кредитных организаций и об организации инспекционной деятельности Банка России);
другие виды документов, требования к оформлению которых устанавливаются иными актами Банка России.
Допускается ведение переписки на бумажном носителе без использования бланков между учреждениями Банка России с учетом их размещения в общих комплексах зданий.
Ведение переписки в электронной форме (без досылки бумажного экземпляра документа), осуществляемой с применением технологии взаимоувязанного документооборота САДД БР, допускается без использования бланков учреждений Банка России. При оформлении документов, направляемых в электронной форме, могут использоваться компьютерные формы, шаблоны.
Дата добавления: 2015-11-26; просмотров: 413 | Нарушение авторских прав